Gestión de conocimiento. Gestiona base de datos y analiza la información.

Para responder qué es la gestión del conocimiento organizacional es importante establecer que la definición de gestión del conocimiento está directamente relacionada con el modo de transferir y documentar procesos a diversos niveles. Se refiere a las estrategias que utiliza una compañía para hacer llegar la información a todas las personas y entes involucrados de manera oportuna.

En todo esto, el conocimiento se presenta como un activo imprescindible dentro de una empresa, que abarca desde su estructura organizativa y procesos, hasta aquellos datos adquiridos a partir de la experiencia. Entendiendo su importancia, se plantea la interrogante: ¿Cómo implementar la gestión del conocimiento en una empresa?

Si las partes involucradas en un proyecto, o los miembros de determinado departamento tienen acceso constante a información actualizada relacionada a sus derechos, deberes, o novedades que les afecten en cualquier medida, su labor se simplificará de forma considerable. Para ello, los recursos más utilizados involucran, chats, bases de datos, correos electrónicos, videoconferencias, entre otros.

Es muy importante garantizar un medio para que la comunicación entre las partes sea clara y precisa, siendo estos, factores determinantes en el nivel de efectividad de un proceso. La responsabilidad de esta tarea se asocia principalmente a los cargos que lideran los diferentes departamentos de una empresa, a los líderes de proyecto, o en algunos casos, directamente al departamento de recursos humanos.

El proceso de sistematización de cualquier proyecto está regulado por el organismo internacional PMBOK. El ciclo de vida de cada proyecto incluye las etapas de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Cada una de estas etapas incluye 10 áreas de conocimiento, como son: la gestión de integración, alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos, adquisiciones y el área de gestión de los interesados.

Esta última, está pensada para establecer conexiones y hacer intercambio de información con fuentes externas a la herramienta de trabajo seleccionada. Todas las áreas y etapas mencionadas representan un conocimiento valioso para el éxito de las empresas en el manejo de sus proyectos.

La gestión del conocimiento en la universidad enfrenta el desafío de conseguir la participación de los miembros de la comunidad, en las transformaciones que exige la realidad mundial. Por tal motivo, requieren de un sistema para controlar y mantener equilibrio en los aspectos relacionados con la libertad de crear, enseñar y aprender, todo con el objetivo principal de rendir cuenta de sus logros.

La universidad es la base fundamental en el proceso de gestión del conocimiento. Tiene la responsabilidad de capacitar al recurso humano para comprender y enfrentar los constantes cambios sociales. La incorporación de la tecnología como Bitrix24 en el marco de la globalización ofrece una gran ventaja para enfrentar los cambios basados en el conocimiento.

La clave de la evolución de la gestión del conocimiento está en la medición. Toda compañía debe disponer de un método que le permita medir los avances y valorar el desarrollo de los procesos en funcionamiento. Uno de los mecanismos utilizados puede ser un cuestionario para evaluar la gestión del conocimiento.

Agrupar los resultados por procesos y áreas críticas, agilizará la lectura de los datos obtenidos, facilitando la detección de fallas o puntos de mejora. Seleccionar una herramienta adecuada que conduzca al éxito, dependerá de la tecnología utilizada, el recurso humano a disposición y la organización de las actividades. Igualmente, es necesario contemplar el presupuesto y tiempo a emplear en la fase evaluativa.

Bitrix24 es una plataforma completa para la gestión del conocimiento, ya que integra múltiples herramientas que aportan beneficios a la administración de toda la empresa. Es posible, desde un mismo sistema, tener comunicación directa con diferentes departamentos a través de chats, videollamadas, o haciendo uso del intranet para publicar noticias o información de interés.

Recursos adicionales permiten crear y publicar el organigrama de la empresa, construir y aplicar cuestionarios para evaluar la gestión del conocimiento, e incluso diseñar cursos de capacitación para nuevo personal.

La versión en la nube de Bitrix24, ofrece acceso a herramientas para la gestión del conocimiento gratuitas, que resultan de gran utilidad y permiten evaluar el funcionamiento de la compañía. Se pueden gestionar de forma gratuita proyectos que incluyan hasta 100 tareas, agregando observadores o participantes, delegando actividades y marcando como aprobada alguna tarea.

Se trata de una plataforma integral, que no se restringe al área de gestión del conocimiento. En ella, puedes encontrar un gran número de funcionalidades gratuitas, diseñadas para la gestión de clientes, tareas y proyectos. Sus múltiples opciones la convierten en una gran alternativa para administrar todos los recursos desde un solo lugar, considerando todos los beneficios que esto implica. No obstante, algunas funciones están disponibles solo en los planes comerciales.

Además de los recursos de comunicación básicos que se pueden implementar, existen otras herramientas de gestión del conocimiento que se ponen a disposición a través de Bitrix24, a fin de proveer un servicio más completo. Un módulo de e-learning facilita la creación de cursos de capacitación y brinda la oportunidad de crear un “wiki”, donde se pueden incluir manuales, documentos de políticas internas y demás artículos informativos.

Como aporte adicional, una sección para la generación de ideas crea un espacio de intercambio de sugerencias y propuestas por parte de los empleados, en beneficio de la empresa. Por medio de la interacción con “likes” o comentarios, se puede manejar el recurso para evaluar la popularidad de una idea y la posibilidad de implementarla, obteniendo el punto de vista de los que serán sus usuarios.