Software de gestión de su equipo. Trabajo colaborativo
La dinámica en la gestión empresarial requiere un software de trabajo colaborativo para la adecuada interrelación entre las partes involucradas. La implementación del entorno apropiado hace posible el intercambio de información de manera oportuna y coordinada. Una gestión eficiente del trabajo colaborativo aporta en la obtención de resultados acorde a lo planificado, con respuestas en el momento preciso.
Ampliar la capacidad de procesamiento de información y gestión de actividades, abre oportunidades de crecimiento sostenido para una empresa. Una forma de lograrlo es por medio de la incorporación de un software para el trabajo colaborativo. Bitrix24 dispone de una versión de software colaborativo gratis, con funcionalidades esenciales para facilitar el intercambio entre los miembros de los diferentes equipos, incluyendo los relacionados con la personalización de la aplicación.
Herramientas de un software de colaboración
El uso de las herramientas de comunicación es fundamental dentro de las características de un software colaborativo. No obstante, deben ser complementadas con recursos que permitan el intercambio y seguimiento de actividades, además de la gestión de documentos.
Recursos clásicos como el correo electrónico para asignación de tareas y comunicación general, calendario de eventos, e incluso espacios virtuales permiten debatir sobre cualquier tema de interés común y pueden contribuir a la solución oportuna de inconvenientes, evitando retrasos innecesarios.
En conjunto, un software para trabajo colaborativo debe aportar fluidez y simplicidad para conectar equipos de trabajo dentro de la empresa y el intercambio de información con los clientes.
Gestión de documentos en la nube
El intercambio de información y documentación de forma virtual agiliza los procesos y evita la generación de trámites innecesarios que desvíen al equipo de trabajo del objetivo principal. Bitrix24.Drive permite compartir archivos específicos o carpetas, con grupos de trabajo o profesionales involucrados en una actividad.
La integración de este servicio apoya el trabajo colaborativo, abriendo la posibilidad de crear de forma automática una carpeta asociada a cada proyecto. En caso de proyectos que manejen una gran densidad de documentos, pueden utilizarse filtros de visualización por nombre, tamaño o fecha de modificación para ubicar el archivo de interés en pocos segundos.
Comunicación en tiempo real
El software de trabajo colaborativo de Bitrix24 ofrece diversas herramientas para la comunicación directa con el equipo. Desde chat, messenger o llamadas a videollamadas. En Bitrix24 puedes programar reuniones con el equipo o clientes e interactuar fácilmente mediante videollamadas en HD. No pierdas detalle de los avances con la comunicación en vivo.
La programación de meetings uno a uno o con el grupo de trabajo es muy sencilla y los datos del evento se guardan de manera segura en la agenda de cada miembro o en la compartida. Además, puedes organizar audioconferencias, videoconferencias, y mucho más.
La mayoría de herramientas de comunicación que ofrece el software de trabajo colaborativo de Bitrix24 son gratuitas. No obstante, algunas funcionalidades están disponibles solo en los planes comerciales.
Correo electrónico, la clásica forma de comunicación
Bitrix24 dispone en su plataforma de este tipo de servicio basado en los servicios más conocidos, y permite la sincronización bidireccional utilizando CRM. Ofrece al usuario crear eventos de calendario partiendo de correos recibidos para debatir los temas en el chat o dentro del flujo de actividad. La configuración es automática y permite a los equipos compartir los buzones de entrada.
Desde el mismo entorno, puedes realizar ajustes de configuración, incluyendo la firma y el movimiento de archivos a la carpeta Spam. Bitrix24 permite además convertir cualquier correo electrónico en una tarea, potencial cliente, negociación, evento de calendario o debate interno. Es una forma de comunicación que no puede faltar dentro de lo que es un software de trabajo colaborativo.
Innovadora Intranet social
La intranet representa la plataforma que ofrece el máximo de eficiencia en las comunicaciones para facilitar el trabajo diario. Sus servicios están relacionados con la interacción de usuarios con los grupos apropiados de acuerdo con su función. En este caso, se apoya en una lista de todos sus trabajadores que contiene, con los datos de contacto y el rol que ocupan en la empresa.
Los usuarios pueden mantenerse informados de las actividades de la empresa por notificaciones en la intranet utilizando la mensajería interna, entre otros. Además, pueden mantenerse atentos a nuevas actividades, reaccionar a publicaciones y realizar comentarios. Esta es una de las características de un software colaborativo que pretende crear medios adaptados a las formas de comunicación vigentes.
Gestión de proyectos, tareas y subtareas
Crear proyectos, tareas, subtareas y asignarles responsables optimiza el seguimiento y garantiza el cumplimiento de las actividades. La supervisión es más sencilla, ya que puedes conocer de forma inmediata el estatus de una actividad concreta o proyecto para la toma de decisiones, o aplicar medidas correctivas ante situaciones inesperadas que afecten los tiempos de respuesta.
La visualización de todas las actividades en Kanban permite cambiar su estado con sólo arrastrarlo a la sección que corresponda. La gestión se apoya en un diagrama de Gantt, que muestra tiempos de ejecución para establecer niveles de prioridad. De esta forma, todos los miembros de un grupo de trabajo pueden tener acceso a las tareas que les correspondan y organizarse para cumplir con los compromisos asignados.
Administración de acceso a recursos
Garantizar el flujo de la información es fundamental para brindar resultados oportunos dentro de un proyecto. Sin embargo, los datos, documentos y recursos que se manejan, pueden incluir información sensible para la compañía y deben ser manejados de forma prudente. Bitrix24 permite al supervisor gestionar permisos de acceso para que los equipos de trabajo puedan acceder a los recursos necesarios, excluyendo otros que puedan contribuir a perder el enfoque.
Los documentos compartidos, también ofrecen la posibilidad de restringir las modificaciones o habilitar versiones para el rastreo de los cambios realizados en un archivo específico. Asimismo, se encuentra disponible la opción de compartir carpetas y documentos con miembros externos a la plataforma.
Calendarios Compartidos
Un calendario genera una visión panorámica de las operaciones de una empresa enmarcadas en un período determinado, que puede ser tan amplio o específico como el usuario requiera. La posibilidad de vincular esta funcionalidad a la gestión de tareas habilita la opción de asignar fechas a los requerimientos, ayudando a los responsables a establecer prioridades y optimizar su respuesta.
Además, los calendarios compartidos permiten la coordinación de diferentes miembros o equipos de profesionales, una acción de trabajo sincronizada. Crear eventos, reuniones o sesiones informativas, enviando invitaciones a los involucrados, son solo algunas de las opciones que contribuyen a una mejor gestión del tiempo dentro de tu empresa.
Bitrix24, software colaborativo gratis
La versión de software colaborativo gratis de Bitrix24 congrega diversas funcionalidades asociadas a la comunicación en tiempo real, gestión de recursos, documentos y tareas, fundamentales en cualquier software de colaboración. En una única plataforma están presentes herramientas de comunicación clásicas, incorporadas a recursos de trabajo de última generación, dentro de una interfaz de uso intuitivo. No obstante, algunas funcionalidades están disponibles solo en los planes comerciales.
La dinámica que plantea Bitrix24 invita a mantenerse atento y actualizado ante cualquier novedad que ocurra en la empresa y/o movimiento en los proyectos activos. La versión de escritorio se mantiene activa en segundo plano, dando la opción de recibir notificaciones de actividad. Por otra parte, la aplicación móvil gratuita está disponible para cualquier dispositivo y permite prestar colaboración desde cualquier ubicación geográfica.
