10 beneficios de usar un software para el seguimiento de tareas en la gestión de proyectos

Contenido

¿Cuáles son las ventajas de la implementación de un software para el seguimiento de tareas?

1. Mejora la organización y la priorización de tareas y proyectos

2. Simplifica la asignación de responsabilidades

3. Asigna recursos con mayor eficiencia y verifica su utilización

4. Incrementa la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo

5. Obtén una visibilidad mejorada y una mayor transparencia del progreso del proyecto

6. Monitorea con precisión el avance de las tareas

7. Identifica fácilmente problemas y obstáculos, y resuélvelos

8. Gestiona el tiempo y los plazos eficazmente

9. Incrementa la productividad de tu equipo de trabajo

10. Disfruta de funcionalidades mejoradas de análisis e informes de gestión de proyectos

Prueba hoy mismo las herramientas para el seguimiento de tareas

El éxito en la gestión de proyectos depende de varios factores clave, como el tiempo, el presupuesto y la asignación efectiva de tareas y recursos. Para mantenerse al tanto de estos aspectos, muchas organizaciones están recurriendo al uso de un software para el seguimiento de tareas. 

Las herramientas para el seguimiento de tareas se han convertido en una parte integral de la gestión de proyectos moderna, permitiendo a los equipos rastrear la asignación del trabajo y medir el progreso. ¿Aún no has implementado un task tracker en tu empresa? Ha llegado el momento de que descubras todas las ventajas que tiene contar con un software de seguimiento de asignación de trabajo.

FAQ

¿Cuáles son las ventajas de la implementación de un software para el seguimiento de tareas?

El seguimiento de tareas de gestión de proyectos es un procedimiento esencial para cualquier empresa que desee alcanzar el éxito, sea grande, mediana o pequeña. En la actualidad, cada vez más compañías implementan un software para el seguimiento de tareas que les permita visualizar rápida y claramente cada paso a ejecutar para cumplir los objetivos. Básicamente, un task tracker es una herramienta esencial para que los administradores de proyectos agilicen la planificación, la organización y la ejecución de las tareas del proyecto hasta su finalización. 

La misma les ayuda a estar al tanto de lo que se debe hacer, priorizar las solicitudes de trabajo entrantes, completar proyectos y lograr objetivos, a tiempo y dentro del presupuesto. Suena bien, ¿verdad? Pero eso no es todo, sirve también para compartir ideas y opiniones, mantener a todo el equipo informado y trabajando de manera colaborativa, y tomar decisiones rápidas que pueden salvar al proyecto de un potencial fracaso. ¿Te gustaría descubrir los principales beneficios que ofrecen las herramientas para el seguimiento de tareas? Entonces, continúa leyendo.

1. Mejora la organización y la priorización de tareas y proyectos

Una de las principales ventajas de implementar un software para el seguimiento de tareas es que puede ayudar a mejorar la organización y la priorización de tareas y proyectos. Divide las tareas en otras más pequeñas y simplifica, así, el proyecto, reduciendo el riesgo de incumplimiento de plazos. La mayoría de las aplicaciones para el seguimiento de tareas tienen opciones para elaborar categorías, asignar fechas de inicio y finalización, y agregar notas o comentarios para una mejor comprensión. 

En algunos casos, es posible incorporar etiquetas para organizar las tareas en función de su estado o prioridad. Estas posibilidades permiten a los miembros del equipo comprender mejor qué tareas deben completarse primero. De este modo, se minimiza la inseguridad del trabajador a la hora de comenzar a desempeñar sus funciones: sabe exactamente por dónde empezar y el esfuerzo que debe dedicar a cada tarea en relación con su urgencia e importancia. Otra ventaja del software de gestión de proyectos es la posibilidad de automatizar tareas repetitivas. Esto libera tiempo y recursos para que el equipo se enfoque en tareas más relevantes y complejas. Además, la automatización evita los errores humanos y aumenta la precisión y la confiabilidad de los datos. En definitiva, permite que el equipo se concentre en el trabajo que realmente importa.

2. Simplifica la asignación de responsabilidades

¿Tienes una lista de cosas por hacer (to-do list) interminable y no sabes cómo avanzar? Primero, respira profundo y determina cuáles son las tareas estratégicas que requieren de tu experiencia y conocimiento. Luego, delega las actividades tácticas a los miembros más idóneos de tu equipo de trabajo para ejecutarlas. Una herramienta de seguimiento de asignación de trabajo facilitará todo este proceso. ¡Verás que asignar responsabilidades es mucho más sencillo de lo que nunca has imaginado!

Al emplear un software para el seguimiento de tareas como Bitrix24 puedes designar una persona específica como responsable de cada tarea. Esto asegura que todos los miembros del equipo sepan qué tareas se les han asignado y cuándo se deben completar. Por otra parte, facilita la comunicación con respecto a cualquier pregunta o inquietud sobre cada tarea asignada al saber exactamente a qué persona consultar.

3. Asigna recursos con mayor eficiencia y verifica su utilización

Entre los mayores beneficios de implementar un software para el seguimiento de tareas, destaca la asignación efectiva de recursos materiales y humanos. En la plataforma, no solo puedes clarificar los miembros del equipo que trabajarán en cada tarea (recursos humanos), sino también los materiales disponibles para cumplimentar la misma. Reduce, así, los costes generales del proyecto. 

Al tener una vista clara de los recursos asignados a cada tarea y el uso que cada trabajador le da a los mismos, podrás ajustar la asignación según sea necesario para garantizar que cada tarea se complete de manera óptima. Algunas herramientas para el seguimiento de tareas permiten configurar alertas cuando el presupuesto asignado a una tarea o un proyecto está por sobrepasarse. Esto es muy útil para mantenerse dentro de los montos previamente convenidos. 

4. Incrementa la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo

Con una solución de seguimiento de tareas, los miembros del equipo pueden ver las tareas asignadas a otros miembros, lo que les permite comprender mejor el trabajo de los demás y coordinar sus esfuerzos de manera más efectiva. Además, la capacidad de compartir comentarios dentro de las mismas tareas favorece un trabajo en conjunto más eficaz. La comunicación en tiempo real y la colaboración en línea también pueden ayudar a resolver problemas de manera más rápida y efectiva, lo que puede mejorar la calidad del trabajo y disminuir el tiempo de inactividad.

Además, al adoptar un software para el seguimiento de tareas, el equipo elimina gran parte del trabajo manual. De esta manera, se minimiza la fricción, los conflictos de horarios y otros conflictos evitables, ya que todos tienen acceso a la información necesaria para administrar su propio tiempo y tareas. Mejorarás, entonces, la productividad del equipo sin necesidad de microgestionar y fomentarás un ambiente más colaborativo y participativo. Sin dudas, la implementación de herramientas de seguimiento de tareas de gestión de proyectos contribuye a una mejor experiencia de trabajo en equipo.

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5. Obtén una visibilidad mejorada y una mayor transparencia del progreso del proyecto

Observa el progreso de cada tarea y proyecto en un instante. Una de las formas en que un software para el seguimiento de tareas ofrece esta visibilidad mejorada es a través del uso de Diagramas de Gantt y Cuadros Kanban. Merece la pena señalar que no todas las herramientas de administración de tareas ofrecen estas soluciones. Sin embargo, es muy recomendable que te asegures de escoger una opción que las incluya, si aún no posees un software para tu empresa. 

Los diagramas de Gantt proporcionan una vista de alto nivel del proyecto, que muestra la duración de cada tarea y su relación con otras. Por su parte, los diagramas de Kanban ofrecen una vista más detallada de las tareas individuales y su progreso a medida que se mueven a través del flujo de trabajo. Al utilizar estas herramientas, podrás ver cómo las diferentes tareas están avanzando en relación con los plazos establecidos. Además, al compartir estos diagramas con los miembros del equipo, se promueve una mayor transparencia; es decir, que se puede determinar de forma sencilla qué tarea ha generado una demora, por ejemplo, y por qué.

6. Monitorea con precisión el avance de las tareas

La mejor manera de triunfar es a través del seguimiento de las tareas y el control de avance de las mismas. ¿Te parece una tarea compleja, ardua y engorrosa? Para simplificarla, necesitas un software para el seguimiento de tareas. Al tener tareas bien definidas con sus dependencias y prioridades, es mucho más sencillo visualizar los avances. Incluso, podrías asignar un observador a cada tarea para controlar cómo se desarrolla.

Las plataformas de seguimiento de tareas monitorean en tiempo real cada pequeño progreso que llevan a cabo los empleados, permitiéndote estar al tanto segundo a segundo de las condiciones en las que se encuentra el proyecto. Además, soluciones como Bitrix24 almacenan todos los datos en la nube para que puedas acceder a ellos estés donde estés y, así, te mantengas informado sobre la situación actual. De este modo, podrás contrastar los avances con los objetivos cuando lo desees.

7. Identifica fácilmente problemas y obstáculos, y resuélvelos

En un mundo ideal, las tareas se cumplirían siempre en tiempo y forma, y dentro del presupuesto asignado. Lamentablemente, en la realidad, los cambios en el entorno, las exigencias del cliente, las modificaciones causadas por los proveedores, una enfermedad dentro del equipo de trabajo y muchas otras situaciones pueden generar toda clase de problemas y obstáculos. Las fallas tecnológicas, las demoras y los incrementos de costes son algunas de las cuestiones que podrían hacer acto de aparición. 

Ahora bien, un software de seguimiento de tareas colabora en identificar estas cuestiones de manera rápida. El acceso temprano a la información te permite resolver los problemas y los obstáculos a corto plazo, minimizando el impacto de los mismos en el proyecto. Al identificarlos de manera temprana, puede tomar medidas para resolverlos antes de que se conviertan en dificultades significativas.

8. Gestiona el tiempo y los plazos eficazmente

Al tener una visión clara del progreso de cada tarea y el tiempo que cada trabajador está invirtiendo en ella, los gerentes de proyectos pueden ajustar los plazos para asegurarse de que se cumplan las fechas límite. Además, las herramientas para el seguimiento de tareas suelen incluir relojes en línea para que cada empleado pueda rastrear las horas invertidas en cada actividad. 

El reloj de Bitrix24, por ejemplo, se puede utilizar tanto en el ordenador como en el móvil, facilitando la contabilización del trabajo, incluso fuera de la oficina. El mismo se sincroniza con la planilla de horas trabajadas, días libres, vacaciones y horas extras, simplificando el cálculo del salario a fin de mes. Por otra parte, con la información recabada por el reloj puedes comprender qué tareas necesitan más tiempo del que se ha asignado y, así, planificar tu próximo proyecto de manera más efectiva. 

9. Incrementa la productividad de tu equipo de trabajo

Aumenta la productividad de tu equipo de trabajo al implementar en tu empresa un software para el seguimiento de tareas en la gestión de proyectos. Estima el rendimiento de los empleados en relación con los objetivos planteados y considera reasignar tareas para maximizar la eficiencia. El seguimiento de las tareas automático puede ser muy útil para asegurarte de que cada miembro del equipo esté utilizando su tiempo y sus habilidades de la mejor manera posible. 

Además, el control en tiempo real contribuye a reducir las distracciones y evitar la procrastinación. Cuando los empleados saben que el gerente del proyecto observa qué han estado haciendo, tienden a concentrarse más y, por ende, trabajar mejor. Sin lugar a dudas, esto repercutirá, en última instancia, en una mayor productividad, menores costes y un mejor cumplimiento de los objetivos.

10. Disfruta de funcionalidades mejoradas de análisis e informes de gestión de proyectos

Los informes de gestión de proyectos ofrecen una visión detallada del progreso y del desempeño de cada miembro del equipo, que permite mejorar la eficiencia y la efectividad del proyecto en curso. Además, el software  para el seguimiento de tareas también puede generar informes de trabajo y eficiencia personalizados en diferentes formatos, lo que facilita la presentación de la información a los diferentes stakeholders y partes interesadas en el proyecto.

El análisis y la generación de informes pueden ayudar en la toma de decisiones estratégicas a largo plazo para futuros proyectos. La recopilación de datos y la evaluación del desempeño de los equipos pueden ayudar a identificar patrones y tendencias en el rendimiento del equipo y el uso de los recursos. Bitrix24 recoge datos de manera automática y genera informes de acuerdo con los filtros que hayas establecido. De esta manera, obtendrás reportes adaptados a los intereses y necesidades de tu compañía.

Prueba hoy mismo las herramientas para el seguimiento de tareas

El uso de un software para el seguimiento de tareas es esencial para lograr el éxito en la gestión de proyectos, ya que permite visualizar claramente cada paso a ejecutar y cumplir con los objetivos. Una herramienta de este tipo agiliza la planificación, la organización y la ejecución de las tareas del proyecto, lo que facilita estar al tanto de lo que se debe hacer, priorizar las solicitudes de trabajo entrantes, completar proyectos y alcanzar los objetivos en tiempo y dentro del presupuesto.

En el mercado español, hay muchas herramientas para el seguimiento de tareas diferentes. A la hora de elegir una de ellas, presta atención a las necesidades actuales de tu empresa. No obstante, evalúa que el task tracker pueda escalar junto a tu compañía. ¡Evita tener que migrar datos en un futuro! Entre las posibilidades disponibles, Bitrix24 destaca como uno de los más completos, tanto para PyMES como para grandes empresas. En primer lugar, su interfaz es intuitiva y fácil de usar. Tus empleados se adaptarán rápidamente y en pocos días lo estarán empleando de manera efectiva. 

Además, Bitrix24 ofrece una amplia gama de funciones y características, incluyendo la posibilidad de crear tareas recurrentes, establecer fechas límite y prioridades, y asignar tareas a miembros específicos del equipo. También, es posible establecer alertas y notificaciones para mantenerse al tanto del progreso del proyecto. Otras ventajas incluyen la capacidad de compartir documentos y archivos directamente en la plataforma, así como la integración con otras herramientas de productividad, como calendarios y correo electrónico. En resumen, Bitrix24 es una solución completa y flexible para la gestión de tareas y proyectos, que puede ayudar a los equipos a aumentar su productividad y colaboración. ¡Crea tu cuenta hoy!