Articles 7 Consejos imprescindibles para el control de gastos de empresa. ¡Transforma las finanzas de tu pequeña empresa!

7 Consejos imprescindibles para el control de gastos de empresa. ¡Transforma las finanzas de tu pequeña empresa!

Gestión de proyectos Pequeñas empresas
Anton Budon
11 min
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Actualizado: 17 de Junio de 2024
Anton Budon
Actualizado: 17 de Junio de 2024
7 Consejos imprescindibles para el control de gastos de empresa. ¡Transforma las finanzas de tu pequeña empresa!

Implementa el control de gastos en tu empresa con estas recomendaciones

1. Separa tus finanzas empresariales de las personales

2. Implementa un software de control y seguimiento de gastos

3. Conecta tus cuentas bancarias a tu software de control y seguimiento de gastos

4. Archiva todos los recibos y las facturas relacionadas con tu negocio

5. Desarrolla estrategias para cobrar tus facturas a tiempo

6. Prepara un presupuesto realista

7. Monitorea y ajusta tus gastos empresariales regularmente

La gestión de gastos de empresa es uno de los pilares del éxito


El control de gastos de empresa es una práctica esencial para el éxito financiero de cualquier negocio. Sin embargo, a menudo, los propietarios de pequeñas empresas y los freelancers se enfocan tanto en las actividades cotidianas que se olvidan de hacer un seguimiento de los gastos. 


Ser un emprendedor no se trata solo de tener ideas innovadoras y revolucionar el mercado. También implica administrar un equipo, mantener un inventario equilibrado y controlar de cerca tus finanzas. La gestión financiera es un desafío para todos los empresarios. ¿Gestionar el flujo de efectivo y tus gastos te resulta complejo? Descubre los consejos para el control y el seguimiento de gastos de empresa que compartiremos a continuación y maximiza tus ganancias. 


FAQ



¿Qué es el control de gastos de empresa?

El control de gastos de empresa es una estrategia financiera y operacional que busca identificar, hacer seguimiento y reducir costes y otros desembolsos económicos para mejorar la rentabilidad, la sustentabilidad y la competitividad. Implica hacer cambios directos en los gastos en función de datos de control de costes para mantener los proyectos en línea con los objetivos financieros.

¿Por qué es importante el control de gastos para las pequeñas empresas?

El control de gastos para las pequeñas empresas es importante porque ayuda a:
  • Reducir los costes generales. 
  • Mejorar la eficiencia operativa. 
  • Detectar fallas y oportunidades de mejora. 
  • Optimizar la gestión de compras. 
  • Simplificar o actualizar la tecnología empresarial. 
  • Determinar si se están cumpliendo los objetivos financieros. 
  • Controlar el rumbo que está siguiendo la empresa.

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para el control de gastos de empresa?

Las mejores prácticas para el control de gastos de empresa son:
  • Separación de finanzas empresariales y personales. 
  • Implementación de soluciones de control de gastos. 
  • Conectar las cuentas bancarias con el software de control de gastos. 
  • Almacenar adecuadamente las facturas y los recibos. 
  • Generar estrategias para minimizar demoras en los cobros. 
  • Determinar un presupuesto realista. 
  • Monitorear y ajustar los gastos del negocio de manera habitual.

¿Cuáles son algunos desafíos comunes con el seguimiento de gastos empresariales y cómo se pueden abordar?

Para elegir el nicho adecuado para tu negocio online, sigue estos pasos:
  • Considera tus habilidades y pasiones. 
  • Investiga la demanda y la competencia en el mercado. 
  • Identifica las necesidades de tu audiencia. 
  • Evalúa la rentabilidad potencial del sector. 
  •  Realiza un análisis exhaustivo antes de tomar una decisión.



Implementa el control de gastos en tu empresa con estas recomendaciones

¿Quieres asegurar el éxito de tu pequeño negocio o de tu trabajo como freelance? Entonces, es hora de que prestes especial atención al control de gastos. Organizar las finanzas es crucial para maximizar las ganancias y obtener todos los posibles beneficios fiscales. Sin embargo, muchos empresarios pueden caer en la tentación de enfocarse únicamente en las actividades diarias del negocio y olvidarse de llevar un registro adecuado de los gastos. Esto puede conducir a una gestión financiera inadecuada y, con el tiempo, generar problemas de flujo de caja y deudas que pueden ser difíciles de pagar.

Por este motivo, es fundamental llevar una correcta gestión de gastos de empresa. Al registrar y analizar los gastos adecuadamente, podrás planificar mejor, anticipar disminuciones en el flujo de efectivo y asegurarte de que se cubran los gastos más importantes, como las nóminas. Además, llevar un registro adecuado ayuda a crear un presupuesto y a aprovechar todas las deducciones fiscales a las que tengas derecho. También permite identificar áreas en las que se pueden ahorrar costes y tomar decisiones informadas para el crecimiento del negocio. En resumen, ¡merece la pena el esfuerzo! Aprende a continuación cómo implementar un control de gastos de excelencia para mantener la buena salud financiera de tu negocio.


1. Separa tus finanzas empresariales de las personales


¿Hasta el momento tienes una única cuenta bancaria? Esto puede ser un gran error cuando quieres aumentar el control de los gastos de tu empresa. Una manera de lograrlo es abriendo una cuenta financiera exclusiva para transacciones empresariales. Puedes gestionar todos los ingresos y los gastos desde un único lugar o, dependiendo de tu rubro y tus necesidades, quizá debas considerar tener diversas cuentas: de cheques para negocios, de ahorros y de servicios de pago (para aceptar transacciones con tarjeta de clientes). Sea cual fuere tu elección, es crucial que recuerdes que tener una cuenta separada para tu empresa hace que sea más fácil manejar tus finanzas empresariales.

Otra recomendación para llevar una mejor gestión y control de los gastos de pequeñas empresas es obtener una tarjeta exclusiva para tu negocio. Con una tarjeta de crédito o débito empresarial, tu historial crediticio estará organizado y accesible. De este modo, se simplifica la solicitud y la obtención de financiamiento. Solamente deberás presentar los datos financieros de tu emprendimiento, sin que tus gastos personales afecten el análisis crediticio. 


2. Implementa un software de control y seguimiento de gastos


El uso de herramientas de control de gastos es esencial para cualquier negocio, ya sea pequeño o grande. No solo facilita el proceso de seguimiento y organización de los gastos empresariales, sino que también permite la toma de decisiones informadas. Al automatizar los registros contables y financieros, las empresas pueden tener acceso a datos en tiempo real sobre su situación financiera y hacer ajustes para mejorar la rentabilidad. Por otro lado, los informes detallados proporcionados por el software de control y seguimiento de gastos ayudan a los empresarios a identificar las áreas en las que pueden reducir los costes y optimizar los gastos para maximizar los ingresos. Algunas aplicaciones son capaces de llevar también el control de gastos de viajes de empresa, el uso de un automóvil de la compañía, la oficina en casa, las comidas y otros gastos comerciales deducibles. Para cumplir con las leyes fiscales, asegúrate de que estos gastos tengan fines comerciales.

Además de su capacidad para mejorar la gestión de equipos, Bitrix24 también puede ser una solución valiosa para mantener en orden tus cuentas. El software te permite conocer el total facturado mediante los datos del CRM, determinar el gasto en nóminas de los trabajadores y hacer una estimación o seguimiento detallado de los gastos por proyecto en relación con los recursos asignados. La plataforma también se integra fácilmente con diversas aplicaciones contables populares, como Alegra, QuickBooks y FreshBooks, entre otras. En el marketplace de Bitrix24, puedes encontrar todas las aplicaciones con integraciones posibles, lo que hace que sea aún más fácil personalizar la app a tus necesidades específicas.


3. Conecta tus cuentas bancarias a tu software de control y seguimiento de gastos


Como ya sabes, el control de gastos de la empresa puede ser un proceso complejo y tedioso. Sin embargo, al enlazar tus cuentas bancarias a tu software de contabilidad, puedes simplificar y optimizar este proceso. Permite  la sincronización automática de tus transacciones bancarias para que la aplicación esté siempre al día del dinero disponible, los pagos programados y los egresos producidos. A su vez, muchas de las apps disponibles en el mercado categorizan los gastos de manera automática, precisa y eficiente. Posteriormente, te será mucho más sencillo saber en qué has gastado el dinero. 

Pero eso no es todo. Al llevar a cabo esta integración, es posible que puedas realizar transacciones bancarias, como el pago de nóminas o facturas, directamente desde tu software sin iniciar sesión en tu cuenta bancaria. Así, podrás ahorrar tiempo y esfuerzo, y concentrarte en otras tareas importantes para tu negocio. Además, podrás importar fácilmente tus transacciones diarias y descargar tus estados de cuenta bancarios para conciliar tus cuentas sin problemas. Toma decisiones empresariales estratégicas sobre la base de los datos obtenidos. La gestión de gastos de empresa nunca antes fue tan sencilla.


4. Archiva todos los recibos y las facturas relacionadas con tu negocio


Para un control de gastos de empresa preciso, asegúrate de archivar los recibos y las facturas a medida que ejecutas tus operaciones comerciales. La ley española requiere que mantengas todos los documentos originados por tu negocio, como los estados de cuenta bancarios, durante al menos cuatro años. Por supuesto, puedes usar un sistema de almacenamiento físico, en carpetas, aunque hoy en día es más habitual optar por el almacenamiento virtual

Muchas de las herramientas de seguimiento de gastos comerciales disponibles en el mercado español han sido diseñadas para digitalizar las facturas y los recibos. Solamente, escanéalos con la cámara de tu teléfono móvil inteligente y, luego, almacena los archivos en la nube. En la mayor parte de los casos, estos recibos se sincronizarán con tus libros de cuentas. Comienza a recolectar todos los recibos de tus gastos, incluyendo los gastos de kilometraje, los gastos de vuelo y las comidas.






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5. Desarrolla estrategias para cobrar tus facturas a tiempo


¿Cuántas veces has recibido un pago demorado por parte de un cliente? Tener un sistema organizado para facturar a tus clientes y hacerles seguimiento para asegurarte de que paguen a tiempo es vital para la gestión de gastos de tu empresa. El uso regular de un software de facturación te permitirá automatizar este proceso y, asimismo, configurar recordatorios de pago para enviar a tus clientes. 

Aunque no lo creas, cobrar tus facturas a tiempo es esencial para el control de gastos de tu empresa. La falta de pago o los retrasos pueden afectar tu flujo de caja y, en última instancia, tu capacidad para pagar tus propios gastos. Con una estrategia efectiva de cobro de facturas, puedes asegurarte de que tus ingresos sean consistentes y evitar problemas financieros a largo plazo.


6. Prepara un presupuesto realista


El desarrollo de un presupuesto realista es uno de los consejos más importantes para el control de gastos de una pequeña empresa. Para ello, es necesario establecer un presupuesto anual que incluya todos los gastos e ingresos previstos. El mismo no será inamovible, sino que, por el contrario, será necesario revisarlo y ajustarlo de manera regular para asegurarte de que cumpla con los objetivos de la empresa y que los gastos no superen los ingresos. Además, lo más recomendable es que hagas previsiones para posibles situaciones imprevistas que puedan afectar el presupuesto, como la disminución de las ventas o el aumento de los costes de producción.

Al efectuar el presupuesto, toma en consideración los impuestos a pagar, como el impuesto sobre la renta, el impuesto al valor agregado y las contribuciones de seguridad social. Comprueba que estén incluidos adecuadamente dentro de tu proyección. Una buena gestión financiera de la empresa incluye planificar los pagos de impuestos. A menudo, estos deben hacerse trimestralmente, lo que puede ser un desafío. Distribuirlos a lo largo de los 12 meses del año, convirtiéndolo en un gasto mensual más manejable, puede ser una excelente idea. En algunos casos, puede ser recomendable consultar con un asesor financiero para corroborar que se están cumpliendo con todas las obligaciones fiscales y para maximizar las oportunidades de deducción de impuestos.


7. Monitorea y ajusta tus gastos empresariales regularmente


Para mantener un control de gastos de empresa estricto, debes revisar los informes, examinar los números y analizarlos. Observa las tendencias para ver cuánto gastas en cada área. Clasifica tus gastos de forma regular. Rastrea errores y omisiones, y corrígelos. La revisión habitual de tus gastos te permitirá conocer el estado financiero de tu negocio y tomar decisiones relevantes para el crecimiento de tu empresa. 

Establece un proceso regular para monitorear, verificar, actualizar y ajustar tu seguimiento de gastos e ingresos. ¿Cada cuánto tiempo deberías llevar a cabo esta verificación? Quizás algunas partes de tu seguimiento deban realizarse diariamente o semanalmente, mientras que para otra puede ser suficiente con hacerlo de manera mensual. Busca aquello que mejor funcione para tu empresa. No obstante, no esperes hasta el final del año para evitar acarrear errores. Por otra parte, un seguimiento adecuado de los gastos empresariales es una parte importante para tener un negocio exitoso. ¿Por qué? Pues sencillamente porque podrás llevar a cabo ajustes, disminuyendo los gastos superfluos, para impactar positivamente en las ganancias.


La gestión de gastos de empresa es uno de los pilares del éxito


¿Te ha quedado claro que el control de gastos es esencial para la salud financiera de cualquier compañía, especialmente de las pequeñas empresas? Separa tus finanzas personales de las empresariales. Prepara un presupuesto realista, incorporando todos los datos conocidos de ingresos y egresos esperados. Revisa los gastos y distribuye los pagos de impuestos. Implementa un software de control y seguimiento de gastos, y conéctalo a tu cuenta bancaria, para transformar las finanzas de tu empresa. Almacena todos los recibos y las facturas, y diseña estrategias para cobrar a tiempo. Monitorea tus finanzas empresariales y ajusta en caso de ser necesario.

Aprovecha la tecnología para simplificar y automatizar los procesos financieros. De este modo, podrás estar siempre al tanto al minuto de todos los ingresos y los gastos de tu empresa. Así, tendrás una mayor flexibilidad para tomar decisiones y adaptarte a las situaciones particulares que afecten a tu negocio. Un buen control de gastos de empresa contribuirá al crecimiento y a tener éxito en el futuro.



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FAQ ¿Qué es el control de gastos de empresa? ¿Por qué es importante el control de gastos para las pequeñas empresas? ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para el control de gastos de empresa? ¿Cuáles son algunos desafíos comunes con el seguimiento de gastos empresariales y cómo se pueden abordar? Implementa el control de gastos en tu empresa con estas recomendaciones 1. Separa tus finanzas empresariales de las personales 2. Implementa un software de control y seguimiento de gastos 3. Conecta tus cuentas bancarias a tu software de control y seguimiento de gastos 4. Archiva todos los recibos y las facturas relacionadas con tu negocio ---------------------- ¿Buscas cómo transformar las finanzas de tu pequeña empresa? 5. Desarrolla estrategias para cobrar tus facturas a tiempo 6. Prepara un presupuesto realista 7. Monitorea y ajusta tus gastos empresariales regularmente La gestión de gastos de empresa es uno de los pilares del éxito
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