Cómo manejar tus tareas usando IA

16 min de lectura
Anton Budon
30 de Enero de 2024
Última actualización: 19 de Febrero de 2024
Cómo manejar tus tareas usando IA

La inteligencia artificial ya es un hecho: dejó de ser una herramienta presente en las películas de ciencia ficción, para transformarse en una tecnología que pueden usar los seres humanos en su modelo de empresa. Si bien existe el miedo de que la IA reemplace a los humanos en sus puestos, esto no es la realidad. En cambio, en un sistema que permite facilitar las tareas de los trabajadores, así como también el día a día de los líderes.

Manejar la lista de quehaceres diarios ya es un desafío, al que se suma la complejidad cuando hay que sumar las actividades, calendarios y tareas generales de los compañeros. Por eso, el aprendizaje profundo de la IA para coordinar un proyecto funcional puede ser aterrador, pues lograr que las redes de cada ser humano coincidan, o encontrar tiempos para hacer un brainstorm de ideas, es muy difícil.

La gestión de tareas no es simplemente hacer un listado para cada compañero. De lo contrario, sería un aprendizaje automático. En cambio, se trata de un proceso de múltiples aplicaciones, que tiene un comienzo y un final. En el medio, está toda la información: funciones y máquinas, fechas de entrega y herramientas para trabajar. Por eso, nos preguntamos, ¿qué debe tener una herramienta de ia para manejar bien una lista de tareas?

¿Cuáles son las herramientas para manejar tareas con IA?

Una inteligencia artificial de manejo de tareas es un software basado en algoritmos que le brinda beneficios a las personas y equipos, con un manejo más fácil de sus obligaciones en el proyecto, ayuda con las fechas de entrega y con el balance de los calendarios. Estas herramientas van un paso más allá, usando la inteligencia artificial general para automatizar distintos aspectos de la organización, delegación y planificación para el usuario.

El objetivo final es que te sientas cómodo usando una herramienta de proyectos empoderada por una inteligencia artificial. No se trata de robots como se veía en las películas de ciencia ficción, sino que existen distintas aplicaciones y softwares disponibles en internet. No todas serán útiles para tu tipo de sistema o estudio.

Por eso, es clave que determines qué aspectos de tu sociedad necesitar ser automatizados, cuales son las funciones clave que más necesitas de la inteligencia artificial, y que evalues la experiencia de otros usuarios basado en las reseñas de estos modelos de ia.

Ventajas de Usar Herramientas de IA

Una de las ventajas principales que otorga un ia es el ahorro de tiempo por parte de las personas en operaciones complicadas. Por ejemplo, hacer reportes, recuentos y otras funciones similares suelen llevar mucho tiempo para un ser humano en el área de trabajo. En cambio, la inteligencia artificial permite establecer tareas de los sistemas ya existentes, sin ingresar nuevos datos, para que los trabajadores tengan más tiempo.

Las herramientas tradicionales, que existen desde antes de la inteligencia artificial, funcionan de manera manual, lo que es menos eficiente y costo-efectivo. Esta es una gran ventaja para las empresas, al mismo tiempo que ahorran problemas y se crea un espacio más cómodo para los empleados.

Automatización

Además, la automatización de la inteligencia artificial puede priorizar y organizar tareas para que el día a día del ser humano sea tranquilo y ordenado. Las empresas pueden asegurar que los procesos se cumplan en tiempo y forma, con listas simples y una capacidad de orden. No hay que olvidar que un trabajador no es una máquina, sino un ser humano, que sufren problemas y pueden perder el foco en el producto final. Ante eso, una IA puede poner cada parte del proceso en marcha y priorizar en base a su entrenamiento.

Así, cada trabajador puede aprovechar al máximo su capacidad y concretar las fechas de entrega de los procesos.

  

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Análisis de datos más eficiente

La inteligencia artificial funciona en tiempo real, lo que te permite solucionar los problemas tan pronto como aparecen. Con la tecnología tradicional, era más difícil evaluar la capacidad de un empleado, pues los líderes y managers se basan en reseñas de otros pares por correo electrónico, autoevaluaciones y otras formas de conseguir información.

Sin embargo, con un procesamiento de lenguaje natural en vivo, no hace falta adivinar acerca de la performance, sino simplemente revisar los datos que ya tienes. Además, con ia, se pierde la subjetividad, pues el feedback es netamente uso y análisis de los datos que toma la inteligencia artificial acerca del nivel de productividad y cumplimiento en las métricas.

Menos Estrés

Otro de los beneficios que brinda la gestión mediante inteligencia artificial es reducir el estrés del ser humano, al agilizar las cargas de la empresa. Las aplicaciones de gestión no son nuevas, sino que se vienen usando para mejorar los modelos en tiempos de entrega.

Las rutinas, que pueden ser muy estresantes, son aliviadas gracias a la ia. Por ejemplo, con la prioridad en los trabajos. Muchas personas no saben cómo decidir qué objetivos realizar primero, lo que se traduce en un gran estrés. Sin embargo, gracias a la tecnología de la inteligencia artificial, esto se hace de manera automática, aliviando en gran medida el camino del usuario.

Puedes tener todos tus documentos en el mismo lugar

Este tipo de sistemas mediante ia permite que todo el equipo tenga una base de datos centralizada, con todos los proyectos. En lugar de tener que revisar distintas planillas, o usar varias plataformas, el manejo de tareas con IA, con los documentos, herramientas y actividades, se guarda de manera facil en un solo lugar.

Algunos de los beneficios claves de tener todos los datos en un solo lugar con inteligencia artificial ia son:

  • Ahorras el tiempo de buscar documentos o imágenes en diferentes lugares
  • Previene la perdida de información o una colocación errónea de los datos.
  • Se asegura que no haya deslices o que se ignore una información específica
  • Promueve un ambiente sustentable, sin papeleo innecesario

Además, se evitan situaciones que demoren los procesos de las empresas. Por ejemplo, los líderes de proyecto están fuera de la ciudad y no puedes acceder a los datos. O puede que decidas trabajar durante el fin de semana, pero necesitas tener toda la información del producto para que no haya problemas de uso al trabajar desde casa.

Un software de proyecto centralizado mediante inteligencia artificial permite una organización remota para acceder y compartir documentos. Esta tecnología no necesita esperar al próximo día a que un compañero agregue sus datos, o volver a la oficina para buscar la información de la empresa en una máquina.

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Qué características debería tener la inteligencia artificial

Al momento de buscar una herramienta de inteligencia artificial ia, los beneficios deben ser superiores al costo. El gasto de dinero debe justificar la plataforma que usará tu equipo. Por eso, te presentamos características y funciones claves al momento de hacer la compra de esta herramienta de IA.

Facilidad de uso

La herramienta solo tendrá valor si es usada por tu equipo. Hay empresas que gastan dinero en una inteligencia artificial compleja, que no se puede usar de manera efectiva. Por eso, es mejor usar una aplicación simple, de aprendizaje automático, que sea adecuada para el equipo.

Manejo de actividades

Es la función que te permite formar una lista y otorgar las tareas a cada ser humano. Hay distintos filtros de actividades. Por ejemplo, según recurso, departamento o fecha de entrega. Incluso hay inteligencia artificial que notifica al staff cuando hay una actividad urgente que se debe cumplir de inmediato.

Reportes

Los sistemas de ia colectan datos previos y usan su aprendizaje profundo para establecer reportes en presupuestos, gastos, rendimiento de los miembros, y más. Resulta ideal en proyectos grandes, con toma de decisiones importantes.

Manejo de tiempo y recursos

Un software de inteligencia artificial es una gran idea para monitorear cómo se gasta el tiempo y los recursos de la empresa. Así, se establecen recomendaciones para colocar de manera apropiada estos recursos. Por ejemplo, desde un calendario de equipo compartido, creación de reportes de gastos, límites de tiempo de las personas, son tecnologías que brindan soluciones para algo más complejo.

Ejemplos de herramientas a usar

Existen distintos tipos de inteligencia artificial que se pueden usar en las empresas mediante compras. No se trata de robots ni de máquinas, sino de una aplicación de aprendizaje automático que se pueden usar para darle facilidad a los seres humanos en su capacidad de desarrollar sus actividades dentro de un sistema.

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Bitrix24

Una de las herramientas de gestión mediante inteligencia artificial más relevantes es Bitrix24. Se destaca por ofrecer una función fácil de usar, de aprendizaje simple y plataforma colaborativa.

Mediante un reloj en línea, hace un seguimiento de las horas invertidas en una actividad. Los datos son efectivos, pues se puede dar inicio y final a una jornada laboral, e incluso pausar durante descansos. Los algoritmos funcionan tanto en computadoras como en dispositivos móviles.

Es un gestor de tareas que te permite organizar trabajos, incluyendo modelos de plazos de entrega e incorporación de datos. La inteligencia artificial funciona tanto con sus Cuadros Kanban como con sus Diagramas de Gantt. También permite delegar tareas y observar la toma de decisiones junto con los avances de productividad en tiempo real.

Toggl

Una de las aplicaciones de inteligencia artificial más famosas en Toggl. Se destaca por ser práctica y fácil. Funciona únicamente en computadora, al descargar un plug-in y crear una cuenta de clientes.

Esta aplicación brinda en su uso la oportunidad de crear proyectos sin límites, además de la capacidad de sumar subproyectos a otros ya existentes. También hay modelos de etiquetas, para una mayor ayuda y precisión en actividades de los clientes.

Tiene la tecnología para crear informes detallados, aunque este sistema se desbloquea en la versión paga. La versión gratuita es más limitada en cuanto a los algoritmos y recomendaciones disponibles.

Replicon

Si tienes clientes importantes que requieren proyectos muy grandes, entonces Replicon te brindará la mano que necesitas para agilizar los modelos. Esta inteligencia artificial de lenguaje natural brinda una visión general minuto a minuto de los empleados, lo que permite conseguir un panorama general.

Gracias al software, se capturan todos los datos de manera automática, que incluyen tiempo, trabajo y otro valor de cada empleado. Así, se establecen modelos de uso en cuanto al costo por hora de clientes y empleador por igual.

La inteligencia artificial funciona de tal manera que hay creación presupuestos para los proyectos de la sociedad. La plataforma tiene una función para cambiar de interfaz entre una máquina de escritorio, teléfonos o tabletas.

Entre los tipos de inteligencia artificial, Replicon pertenece al modelo de suscripción paga. Sin embargo, brinda un período de prueba de 14 días para que conozcas sus redes, sistemas, el procesamiento de lenguaje natural y más.

  

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Teamwork

Entre las empresas destacadas que crean su aplicación de gestión de tiempo mediante inteligencia artificial, aparece Teamwork. Su objetivo principal es el trabajo con clientes, y brinda un panorama general de los proyectos, equipos, freelancers y toda la tarea de los seres humanos en un solo lugar.

El entrenamiento de Timesheets permite organizar las actividades del día, además de dar la información de cada una de ellas con su reloj registrador. El aprendizaje profundo también permite crear etiquetas y descripciones especiales.

La toma de decisiones es más fácil, gracias a los datos de los informes establecidos por las redes neuronales. Así, el día a día de las aplicaciones del proyecto es más liviano, además de una reducción de los problemas generales.

La función de los algoritmos se divide entre planes gratis y planes de pago, con distintos niveles de subscripción. Por ejemplo, el nivel más costoso de ia ofrece la mayor cantidad de funciones y herramientas de aprendizaje.

Conclusión

Las IA llegaron para quedarse. Así lo ha indicado, por ejemplo, el parlamento europeo. Sin embargo, no hay que tenerles miedo, sino usar estas aplicaciones como forma de mejorar la actividad de empresas, personas y clientes.

No se trata de máquinas, sino de redes neuronales que funcionan mediante algoritmos, y permiten simplificar distintos procesos y sistemas que suelen llevar mucho tiempo. Además, se evitan problemas, pues el uso es fácil y no requiere de mucho entrenamiento.

Es imposible combatir la tecnología, sino que lo mejor es adaptarse al nuevo modelo y usar este lenguaje natural de inteligencia artificial a nuestro favor.

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Contenido
¿Cuáles son las herramientas para manejar tareas con IA? Ventajas de Usar Herramientas de IA Automatización Análisis de datos más eficiente Menos Estrés Puedes tener todos tus documentos en el mismo lugar Qué características debería tener la inteligencia artificial Facilidad de uso Manejo de actividades Reportes Manejo de tiempo y recursos Ejemplos de herramientas a usar Bitrix24 Toggl Replicon Teamwork Conclusión

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