El mejor software gratuito de gestión de proyectos
En la actualidad, la eficiencia es una de las grandes metas de las compañías, sin importar su tamaño ni su ubicación. Las reglas del mercado están en continuo cambio; motivo por el cual es esencial tener la suficiente flexibilidad para adaptarse y responder rápidamente a las tendencias.
Justamente, esta es una de las principales funciones de las herramientas de gestión de proyectos, que permiten a los responsables de las empresas tener una idea generalizada y totalmente actualizada sobre la situación de cada proyecto y los cambios que se producen.
Las herramientas de gestión de proyectos son también facilitadoras de las actividades empresariales, al permitir una mayor interconexión entre los distintos grupos de trabajo. Promueven una colaboración más eficiente y ayudan a obtener mejores resultados.
Qué son las herramientas de gestión de proyectos
Las herramientas para la gestión de proyectos son software que permiten planificar, organizar y administrar recursos de uno o varios proyectos de forma simultánea. Ayudan al equipo de trabajo a estar al día sobre el inicio, los avances e incluso los inconvenientes que enfrenta cada miembro, grupo y compañía. Sin duda, se trata de una opción que permite optimizar la utilización de recursos con el fin de alcanzar los objetivos de manera más eficiente.
En el caso de las empresas o de los trabajadores autónomos que tienen diferentes clientes, el uso de este tipo de herramientas puede ser esencial para evitar la superposición de tareas que conlleva más horas de trabajo, el derroche de recursos, la pérdida de fechas de entrega y el aumento del estrés en los trabajadores.
¿Cómo? Muy fácil: estas herramientas para gestionar proyectos posibilitan la asignación de tareas, la realización de diagramas de Gantt, la observación de los flujos de trabajo, la visualización de los costos, la posibilidad de compartir documentos y la rápida comunicación interpersonal, entre otras opciones. De esta manera, se fomentan la flexibilidad laboral, la autogestión y el trabajo colaborativo, además de permitir a los managers del proyecto o a la cúpula directiva el acceso a toda la información en tiempo real para una toma de decisiones rápida y eficaz.
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¿Existen herramientas de gestión de proyectos de software libre?
Por supuesto que sí. De hecho, las opciones son múltiples; no obstante, el verdadero reto no es encontrar una herramienta de software libre sino una que realmente se ajuste a las necesidades empresariales.
En algunos casos, estas herramientas de gestión de proyectos de software libre se enfocan solamente en una de las variables de la gestión de proyectos como puede ser, por ejemplo, la asignación de tareas o la gestión de recursos. El problema en estos casos es que se descuidan, así, aspectos de importancia vital para el éxito organizacional como la proyección de riesgos.
Imagina por un momento que has decidido utilizar un software gratuito, pero este no permite analizar los imponderables del proyecto iniciado ni tampoco llevar un control de las horas de trabajo de cada participante en el mismo, ni del uso de material. ¿De qué manera podrías asegurar que el proyecto es rentable? ¿Cómo podrías prever posibles desvíos que pudiesen afectar al desarrollo general del proyecto? No sería posible.
Al escoger una herramienta de gestión de proyectos, ya sea gratuita o de pago, es imprescindible evaluar las necesidades de tu empresa para, así, tomar una decisión acertada y obtener un instrumento que ayude a alcanzar el éxito empresarial.
Bitrix24 ofrece una solución completa y gratuita para la gestión de proyectos de cualquier dimensión que se ajusta a las exigencias de cada empresa.
Las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos
Los cambios se producen, en la actualidad, a una velocidad vertiginosa. Por lo tanto, la rápida reacción y la posterior adaptación a los mismos puede ser determinante para la supervivencia de una organización.
Las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos permiten, justamente, plantear diferentes escenarios con sus posibles complicaciones y actuaciones. De esta manera, puedes ahorrar tiempo, recursos y esfuerzo. Estas herramientas analizan un proyecto desde su inicio y a través de todas sus etapas para identificar posibles riesgos y, también, planes de acción en caso de que se produzca alguna contingencia.
En el caso de que un imprevisto finalmente acontezca, ya estaría trazado el plan de actuación y, de esta manera, se minimizaría tanto el nivel de estrés del equipo de trabajo como la necesidad de tomar decisiones bajo presión de los mandos medios y altos.
Cómo elegir las mejores herramientas de gestión de proyectos
La mejor forma de llevar a cabo la elección adecuada de una herramienta de gestión de proyectos para tu empresa es analizar las necesidades de la misma: ¿necesitas apoyo para tareas determinadas o una herramienta completa? En este punto, merece la pena destacar que no es necesario un gran desembolso para encontrar un software de calidad que permita el manejo integral de un proyecto.
Una de las maneras más claras de determinar tus necesidades y lo que cada herramienta puede ofrecer a tu empresa es dividir la gestión de proyectos en fases. Así, se posibilita el análisis de cada paso a seguir en un proyecto y la identificación de los puntos a mejorar.
Las fases de un proyecto incluyen:
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Planificación del proyecto: momento en el cual se determinan los roles de los participantes y se asignan las tareas, así como también se estipulan los recursos a utilizar (carga horaria, costos por hora, etc.) y las fechas de entrega o finalización del proyecto. También, se realiza la proyección de posibles riesgos.
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Inicio del proyecto: en este momento, se vuelve fundamental la fluida comunicación entre sus miembros del equipo, además de la posibilidad de seguir el avance del mismo en tiempo real.
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Realización del proyecto: los trabajadores necesitan apoyos visuales u otra clase de recursos que faciliten el desarrollo del mismo, mientras que los responsables requieren de informes o reportes que indiquen que KPI’s o índices de éxito tiene el proyecto, así como también el uso de recursos, los costos, la rentabilidad y demás variables de importancia.
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Finalización del proyecto: en este punto, es el momento de evaluar si se han cumplido los objetivos, cuál ha sido la relación de costos y beneficios, y determinar la rentabilidad final del proyecto. Podrás utilizar los datos para evaluar otros posibles proyectos así como también ajustar recursos y maneras de trabajar para mejorar en cada paso del camino.
Bitrix24, la herramienta gratuita de gestión de proyectos
Bitrix24 es una herramienta gratuita que permite la gestión integral de un proyecto, es decir desde la planificación y administración de clientes, automatización de marketing, presupuestos y horas facturables, hasta la comunicación y colaboración constante de todo el equipo de trabajo. Por otra parte, como responsable del proyecto no solo podrás crear tareas para cada miembro del equipo, sino también evaluar los desempeños y generar informes.
Este software es perfecto para pequeñas y medianas empresas que deseen mejorar su rendimiento, olvidarse de las tareas desincronizadas y de los proyectos que se extienden más allá de la fecha límite. En una única plataforma, podrás gestionar los roles de trabajo, los recursos, los gastos y los ingresos, generar informes y mantener comunicados a todos los integrantes del equipo de trabajo a través de aplicaciones diseñadas para dispositivos móviles y de escritorio.
Trabaja más eficazmente y de forma más sencilla con Bitrix24, la herramienta gratuita para la gestión de proyectos que puede incrementar la productividad de tu equipo y de tu empresa.
