La guía definitiva para la automatización de ventas en 2022

La automatización de ventas

La automatización de ventas es la mecanización de aquellas tareas y procesos comerciales que se llevan a cabo de forma reiterativa y que pueden consumir demasiado tiempo. Para ello, se utiliza la inteligencia artificial (IA) y diversas herramientas digitales. El fin último de este proceso es aliviar a los agentes de ventas de las actividades repetitivas que menoscaban su productividad. De esta manera, se agiliza la calidad de las tareas comerciales, se reduce el tiempo de respuesta y se acelera el proceso de ventas.

El uso de herramientas de automatización de ventas contribuye a aumentar el rendimiento de la fuerza de ventas. Al desprenderse de tareas repetitivas, como la carga manual de datos, el vendedor puede concentrarse realmente en su objetivo: convertir un prospecto en cliente. Por otro lado, la centralización de la información facilita la búsqueda de datos por parte del agente y le permite rastrear fácilmente oportunidades de ventas. Concretar, así, el cierre de la venta es mucho más sencillo y menos estresante. En última instancia, se favorece que los clientes potenciales no se pierdan. Sin lugar a dudas, la guía para la automatización de ventas te ayuda a tener éxito en el proceso.

Guía para la automatización de ventas paso a paso

Ahora que ha quedado claro qué es la automatización de ventas, llega el momento de poner manos a la obra. La prioridad de todo líder es el crecimiento de su empresa. Si estás intentando escalar tu negocio, pero aún no has implementado herramientas de automatización de ventas, ha llegado el momento de cambiar el rumbo. El uso de un completo software CRM, como Bitrix24, te ayuda a dar el salto que estás deseando. 

A medida que crece tu compañía, se va haciendo cada vez más necesario que apuestes a la automatización de ventas. Sin lugar a dudas, es la mejor forma de mantener bajo control todos los datos y brindar mayor libertad de acción a tu fuerza de ventas. Para realizar dicha implementación de manera eficiente, presta atención a esta guía de automatización de ventas detallada.

1. Implementación de CRM

El CRM es la más importante de las herramientas de automatización de ventas. Al fin y al cabo, gestiona las relaciones con los clientes, a la vez que mecaniza diferentes tareas del área comercial. Un software como Bitrix24 recaba, organiza y analiza datos de clientes potenciales. Esta centralización permite que los representantes de ventas obtengan más fácilmente los datos de contacto. 

Asimismo, la solución almacena toda interacción entre la empresa y cada prospecto, así como la respuesta obtenida. Más allá de analizar la relación con el target, el CRM es capaz de anticipar los deseos y las necesidades de los contactos. Así, se propician oportunidades de venta. Finalmente, colabora en la personalización de campañas de captación de clientes con el fin de aumentar las ventas. 

2. Creación de plantillas de email

El diseño y la redacción de correos electrónicos es una de las tareas repetitivas más desgastadoras de la función de ventas. No solo se trata de una actividad que requiere de bastante tiempo, sino que, a su vez, predispone a toda clase de errores. Los mismos suelen asociarse con malentendidos o explicaciones que no han resultado claras para el receptor.

Contar con plantillas de emails, entonces, se presenta como la mejor manera de minimizar dichos problemas y acortar el tiempo de redacción. En el mercado, existen múltiples herramientas para la creación de plantillas de emails que pueden enviarse al prospecto a medida que avanza el proceso de ventas. Es aconsejable escoger una aplicación como Bitrix24 que ofrezca plantillas y permita la creación o personalización de las mismas en su totalidad, además de simplificar el envío automatizado según se cumplan con las características determinadas en las reglas.

3. Automatización de captura de datos de clientes y prospectos

¿Cuántos potenciales clientes se comunican con tu empresa a través de medios no tradicionales? Si tienes una página web, seguramente recibas allí toda clase de consultas. Y estas se suman a las efectuadas por teléfono, en persona o por correo electrónico. Por supuesto, estas interacciones deben ser consideradas como una oportunidad de venta. Ahora bien, ¿cómo es posible automatizarlas?

El procesamiento manual de todos estos datos resulta engorroso. Por eso, se recomienda optar por una herramienta que recoja de manera directa la información desde el email, el chat o el sitio web. La misma es ingresada en la base de datos centralizada para su posterior análisis y clasificación. También, es posible incorporar las tarjetas de visita. Efectivamente, la app engloba una gran cantidad de información.

4. Automatización de embudos de ventas

Los prospectos avanzan por el canal de ventas a medida que cumplen con determinadas circunstancias. En esta guía para la automatización de ventas es importante hacer referencia a la creación de reglas para la automatización del embudo de ventas. De este modo, cada contacto avanzará directamente según cumpla con el trigger preestablecido.

Verdaderamente, esto libera tiempo de clasificación y manipulación de parte de los representantes de ventas. Solamente, es necesario analizar y configurar los triggers adecuados. Luego, la plataforma señalará la etapa en la que se encuentra cada prospecto e, incluso, las negociaciones concretadas y las fallidas. Esta pormenorizada organización te permitirá analizar el FODA del proceso de ventas.

5. Integración con las redes sociales

En la actualidad, las redes sociales actúan como excelentes captadores de prospectos. De hecho, muchos potenciales clientes comparten sus datos de manera voluntaria a través de Facebook, Twitter, Instagram u otras plataformas. Uno de los pasos fundamentales de esta guía para la automatización de ventas es la integración de las redes sociales de tu compañía con el CRM. 

La mayoría de las plataformas de automatización de ventas son capaces de captar datos de prospectos de forma directa desde las redes sociales. Este es el caso de Bitrix24. De hecho, dicha aplicación no solo los recoge, sino que los clasifica sobre la base de las reglas y los triggers previamente determinados por ti o tu equipo. De este modo, los prospectos se ordenan según la posibilidad de obtener la conversión. Esto simplifica el trabajo de los agentes de ventas, quienes pueden empezar su labor por aquellos con mayor perspectiva de éxito.

6. Automatización de reportes

Los múltiples archivos de Excel con listas interminables de prospectos y las anotaciones a mano han quedado en el pasado. Hoy en día, las herramientas de software son parte esencial de toda guía para la automatización de ventas, ya que simplifican notablemente el proceso. En efecto, centralizan los datos de prospectos y clientes, y generan reportes automáticos basados en las interacciones entre la fuerza de ventas y cada prospecto. Estos permiten aprovechar oportunidades de negocio. De dicha forma, se puede concretar una primera venta o fidelizar a un cliente con menor esfuerzo.

Además, las plataformas más completas del mercado, entre las que destaca Bitrix24, recaban información sobre el desempeño de cada agente de ventas. Dichos datos se analizan y se plasman en un informe automático que contribuye a detectar oportunidades de mejora dentro del equipo comercial. Incrementar la productividad es, así, un objetivo medible y alcanzable.

7. Incorporación directa de citas en el calendario

En muchas ocasiones, es complejo encontrar un día y un horario en común para que el agente de ventas pueda llamar o visitar al prospecto. Mediante el uso de una herramienta como Bitrix24 dicha dificultad se ve sorteada fácilmente. ¿Cómo? Sencillamente, es posible adjuntar en el correo electrónico una invitación con fecha y hora.

El prospecto, al recibir el email, puede aceptar o denegar la cita. En caso de estar de acuerdo con la fecha y el horario propuesto, la reunión se ingresa directamente en el calendario. De esta manera, se evitan superposiciones de fechas, olvidos y, sobre todo, reiteradas comunicaciones para encontrar el momento adecuado para presentar la propuesta comercial. Efectivamente, se trata de una de las grandes claves de ahorro de tiempo de esta guía para la automatización de ventas.

8. Ventas repetidas inteligentes

La satisfacción de un cliente con el proceso de compra, desde su captación hasta su ejecución, incluyendo la atención personalizada y el servicio posventa, puede fidelizarlo. De hecho, un cliente satisfecho es un cliente que vuelve a comprar. ¿Qué sucede en este caso? ¿La plataforma crea un nuevo perfil de cliente cada vez que este realiza una adquisición?

En esta guía para la automatización de ventas, queremos recomendarte que te asegures de que la plataforma escogida cuente con la opción ventas repetidas inteligentes. De esta forma, el cliente que reincide en una compra será enlazado con su primera compra y marcado como “repetidor”. Esto permitirá ofrecerle promociones especiales que premien su lealtad.

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Apostar por las herramientas automatización de ventas es hacerlo por el crecimiento a futuro. El uso regular de las mismas disminuye los tiempos empleados en tareas reiterativas. También, centraliza la información y facilita el acceso a la misma. Por otra parte, será más fácil acceder a los prospectos con mayor posibilidad de conversión. Esto debería repercutir claramente en un incremento de la conversión.

¿Aún te preguntas cómo alcanzar la mayor productividad y mejor eficacia en el proceso de ventas? Los beneficios de automatización de ventas son múltiples: desde un ordenado almacenamiento de los datos hasta un mayor aprovechamiento de oportunidades. Todo esto influye directamente al generar mayores ganancias. 

En el mercado existen muchas plataformas que permiten la automatización de ventas y marketing. Analízalas una a una y escoge aquella que sea capaz de ofrecerte un servicio centralizado. Gestionar todo el proceso de ventas en un único lugar es una ventaja que no deberías desaprovechar. Crea tu cuenta de Bitrix24 y prueba de qué estamos hablando.